Administratrice/teur

Organisation

Papyrus S.A. est une société privée, fière de son approche durable basée sur les résultats et axée sur la mise en relation des aspirations locales et internationales. Les systèmes de Papyrus sont conçus autour de ses quatre valeurs fondamentales entièrement intégrées : 1) l'unité de l'humanité est une vérité fondamentale, 2) la croissance se produit par l'apprentissage collectif et l'humilité, 3) nous existons dans un environnement interrelié et interdépendant, et 4) nous visons l'excellence avec intégrité.

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Sous la supervision directe de la Directrice adjointe du projet, celle/celui-ci exécutera les tâches suivantes :

- S’assurer de la bonne gestion de l’Administration du projet ;

- Superviser les activités opérationnelles, fournir des informations sur la mise en œuvre de celles-ci et les fournir des rapports hebdomadaires et périodiques ;

- Ouvrir et fermer le bureau au besoin, selon les procédures en vigueur ;

- Effectuer diverses tâches administratives : correspondances administratives, saisie informatique, préparation de parapheurs, travaux de duplication, classement, préparation de rapports, etc.;

- Superviser le personnel de soutien, les stagiaires et les chauffeurs et s’assurer de leur performance ;

- Planifier, coordonner et superviser les déplacements des chauffeurs en fonctions des besoins hebdomadaires ;

- Superviser le travail administratif des bureaux décentralisés, gérer et communiquer les obstacles et assurer le bon fonctionnement des petites caisses.

- Maintenir une bonne coordination entre l'administration et la comptabilité

- Maintenir une bonne coordination entre le bureau de PAP, la comptabilité et les bureaux décentralisés ;

- Gérer la petite caisse (achats, réconciliation, réapprovisionnement) ;

- Planifier et coordonner les achats selon les politiques et procédures d’approvisionnement en vigueur ;

- Préparer, publier et suivre les dossiers d’appels d’offres ;

- Assurer le suivi des dépenses récurrentes et la gestion des comptes fournisseurs (contrats, préparation de réquisitions, paiements, etc.) ;

- Veiller à la gestion efficace des fournitures de bureau et autres conformément aux procédures établies ;

- Assurer la mise à jour de l'inventaire des immobilisations annuellement ;

- Gérer les tableaux de bord des véhicules et de l'entretien ;

- Assurer la gestion du matériel roulant, des équipements et des immobilisations (rapports de milléage, entretien, documents d’enregistrement, contrats assurance, etc.)

- Tenir à jour les registres des équipements et des assurances;

- Planifier, coordonner les déplacements/voyage du staff CSSP (billet d’avion, per diem, hébergement, location de véhicule etc…)

- Traiter les demandes et les rapports de voyage, assurer le suivi des paiements et remboursements y relatifs ;

- Assurer la planification et la coordination des évènements du projet de concert avec les officiers de Programme Nord et Sud

- Tenir à jour les registres des congés et des présences de l’équipe projet à transférer aux ressources humaines ;

- Assurer l’administration des ressources humaines du projet selon les procédures en vigueur (recrutement, timesheet, évaluation, dossiers des employés) ;

- Effectuer d'autres tâches telles que déterminées par la Directrice adjointe du projet.

- Licence en administration des affaires ou autre domaine connexe

- Au moins sept (7) ans d'expérience dans un poste similaire

- Excellentes aptitudes interpersonnelles

- Excellentes compétences en matière de communication

- Excellentes compétences en matière de leadership et de supervision

- Excellentes compétences en gestion organisationnelle

- Bonne connaissance des règlements liés aux bailleurs internationaux, et à USAID de préférence

- Connaissance générale des principes et procédures comptables

- Capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois

- Capacité de travailler de manière autonome dans un environnement en évolution rapide

- Capacite de travailler sous pression

- Maîtrise du logiciel Microsoft Office

- Maîtrise du français et du créole, à l'oral et à l'écrit

- Maîtrise de l'anglais est un atout

- Rigueur et discrétion

- Ponctuel(e), dynamique, courtois(e), proactif(ve), fiable, disponible et dévoué(e) à la mission de Papyrus.

Papyrus maintient un environnement de travail qui stimule la créativité, l'initiative et la communication ouverte entre le personnel dans un cadre informel et non bureaucratique. Une importance particulière est accordée à ceux qui assument le leadership, surmontent rapidement les problèmes, facilitent les actions, promeuvent les idées novatrices en travaillant en équipe, produisent des résultats, développent des relations positives et constructives avec les bailleurs et facilitent la réalisation des projets.

Papyrus offre un environnement de travail stimulant et une rémunération compétitive.

Les candidats intéressés doivent envoyer leur lettre de motivation et leur curriculum vitae à l'adresse suivante : application@papyrushaiti.com. Veuillez indiquer le poste pour lequel vous postulez dans l'objet du courriel. La date limite de soumission est le 20 septembre 2024.

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